Глава 16
В кассе не хватает 50. Чья это проблема?
Ни кассового терминала, ни смены. Наличные принадлежат кассе, и недостача — это вопрос именно к этой кассе.
Кассовый терминал фиксирует, что было продано и возвращено за смену. Принятые деньги поступают в кассу, назначенную терминалу, и остаток есть только у этой кассы. Расхождение находят, пересчитывая кассу и сравнивая её с остатком, — это отдельная работа, которую программа пока не предлагает как самостоятельный шаг.
Три разные вещи
Кассовый терминал — это устройство у прилавка. Смена — это отрезок времени на одном терминале: её открывают, терминал продаёт, её закрывают. Касса — это место, где деньги находятся на самом деле, и из трёх только у неё есть остаток, то есть сумма, которая по учёту должна в ней быть.
Каждый терминал сдаёт наличные в одну кассу. Несколько терминалов могут пользоваться одной кассой; тогда её остаток принадлежит им всем вместе, и ни у одного терминала нет собственного остатка.
Что показывает смена
Смена показывает, что было продано и возвращено через этот терминал, пока она была открыта, по способам оплаты, и сколько документов оформлено. При открытии не нужна никакая сумма, при закрытии — никакой пересчёт; закрытие лишь завершает отрезок времени и ничего не проводит в учёте.
Продажа на кассе оплачивается полностью в момент сохранения и потом не редактируется. Ошибку исправляют возвратом на кассе: исходная продажа сохраняется, а исправление видно рядом с ней.
Где эти 50
Остаток кассы показывает, сколько наличных в ней должно быть, и учитывает каждую продажу, каждый возврат и любой другой платёж в кассу или из неё. Пересчитать купюры и сравнить их с этим остатком — так находят недостачу.
Когда несколько терминалов делят одну кассу, недостача принадлежит кассе, а не одному терминалу или одному кассиру. Если вы хотите знать, с какого терминала пришло расхождение, дайте каждому терминалу собственную кассу.
Чего программа пока не делает
Шага пересчёта пока нет: ничто не фиксирует пересчёт, недостачу или излишек, и ничто не перемещает наличные из одной кассы в другую, например в сейф. До тех пор найденное расхождение можно оформить ручной бухгалтерской проводкой, если она входит в ваш тариф, а перемещение наличных между кассами — тем же способом.
Расхождения, оформленные до этого изменения, сохраняют свои прежние проводки в вашем учёте.
Привычка
Пересчитывайте каждую кассу каждый день в одно и то же время и сравнивайте купюры с её остатком. Расхождение, найденное в тот же день, обычно имеет очевидную причину; то же расхождение через несколько недель — редко.