في الدرج نقصٌ مقداره 50. مشكلة مَن هذه؟

ثلاثة أشياء منفصلة

نقطة البيع هي الجهاز الموجود عند المنضدة. والوردية فترة زمنية على نقطة بيع واحدة: تُفتح، وتبيع نقطة البيع، ثم تُغلق. أما الصندوق فهو المكان الذي يوجد فيه المال فعلاً، وهو وحده من بين الثلاثة الذي له رصيد، أي المبلغ الذي ينبغي أن يحويه بحسب الدفاتر.

تودع كل نقطة بيع نقدها في صندوق واحد. ويمكن لعدة نقاط بيع أن تستخدم الصندوق نفسه؛ فيكون رصيده حينئذ لها جميعاً، ولا يكون لأي نقطة بيع رصيد خاص بها.

ما الذي تخبرك به الوردية

تعرض الوردية ما بيع وما أُعيد عبر نقطة البيع تلك أثناء فتحها، موزعاً حسب طريقة الدفع، وعدد المستندات. فتحها لا يطلب أي مبلغ، وإغلاقها لا يطلب أي عدّ؛ فالإغلاق ينهي الفترة فقط ولا يسجّل شيئاً في الدفاتر.

يُسدَّد البيع في نقطة البيع بالكامل لحظة حفظه، ولا يمكن تعديله بعد ذلك. ويُصحَّح الخطأ بمرتجع في نقطة البيع، فيبقى البيع الأصلي ويظهر التصحيح بجانبه.

أين الخمسون

يبيّن رصيد الصندوق مقدار النقد الذي ينبغي أن يكون فيه، ويشمل كل بيع ومرتجع وكل دفعة أخرى دخلت الصندوق أو خرجت منه. وعدّ الأوراق النقدية ومقارنتها بهذا الرصيد هو طريق اكتشاف العجز.

عندما تتشارك عدة نقاط بيع صندوقاً واحداً، يكون العجز للصندوق لا لنقطة بيع بعينها ولا لأمين صندوق بعينه. وإذا أردت أن تعرف من أي نقطة بيع جاء الفرق، فخصّص لكل نقطة بيع صندوقها الخاص.

ما لا يفعله النظام بعد

لا توجد بعد خطوة للعدّ: لا شيء يسجّل العدّ أو العجز أو الزيادة، ولا شيء ينقل النقد من صندوق إلى آخر، إلى الخزنة مثلاً. وإلى أن يتوفر ذلك، يمكنك تسجيل الفرق الذي تجده بقيد محاسبي يدوي إذا كان اشتراكك يتضمنه، وتسجيل نقل النقد بين الصناديق بالطريقة نفسها.

تحتفظ الفروق المسجلة قبل هذا التغيير بقيودها القائمة في دفاترك.

العادة

اعدد كل صندوق في الوقت نفسه من كل يوم، وقارن الأوراق النقدية برصيده. فالفرق المكتشف في يومه يكون له عادة سبب واضح، أما الفرق نفسه بعد أسابيع فنادراً ما يكون كذلك.