فصل 16
500,000 ریال کمِ صندوق. مشکلِ کیست؟
نه مشکل پایانه‌ی فروش است و نه مشکل شیفت. پول به صندوق تعلق دارد و کسری، پرسشی درباره‌ی همان صندوق است.
پایانه‌ی فروش ثبت می‌کند که در یک شیفت چه فروخته و چه برگشت داده شده است. پولی که می‌گیرد به صندوقی می‌رود که برای آن پایانه تعیین شده و فقط همان صندوق مانده دارد. اختلاف با شمردن صندوق و مقایسه با مانده‌اش پیدا می‌شود؛ کاری جداگانه که سیستم هنوز آن را به‌صورت یک مرحله‌ی مستقل ارائه نمی‌کند.
سه چیز جدا از هم
پایانه‌ی فروش دستگاهی است که پشت پیشخوان است. شیفت بازه‌ای از زمان روی یک پایانه است: باز می‌شود، پایانه می‌فروشد و بسته می‌شود. صندوق جایی است که پول واقعاً در آن است و از این سه، فقط صندوق مانده دارد؛ یعنی مبلغی که طبق دفاتر باید در آن باشد.
هر پایانه وجه نقد خود را به یک صندوق می‌ریزد. چند پایانه می‌توانند از یک صندوق مشترک استفاده کنند؛ در این صورت مانده‌ی آن صندوق متعلق به همه‌ی آن‌هاست و هیچ پایانه‌ای مانده‌ی جداگانه ندارد.
شیفت چه چیزی را نشان می‌دهد
شیفت نشان می‌دهد در مدتی که باز بوده، از طریق آن پایانه چه چیزی به تفکیک روش پرداخت فروخته و برگشت داده شده و چند سند ثبت شده است. باز کردن آن مبلغی نمی‌خواهد و بستن آن شمارشی نمی‌خواهد؛ بستن شیفت فقط آن بازه را تمام می‌کند و چیزی در دفاتر ثبت نمی‌کند.
فروش در صندوق فروش در همان لحظه‌ی ثبت به‌طور کامل تسویه می‌شود و بعداً قابل ویرایش نیست. اشتباه با یک برگشت در صندوق فروش اصلاح می‌شود که فروش اصلی را نگه می‌دارد و اصلاح را کنار آن نشان می‌دهد.
آن 50 کجاست
مانده‌ی صندوق نشان می‌دهد چه مقدار پول نقد باید در آن باشد و همه‌ی فروش‌ها، برگشت‌ها و دیگر دریافت‌ها و پرداخت‌های آن صندوق را در بر می‌گیرد. شمردن اسکناس‌ها و مقایسه‌ی آن با این مانده، راه پیدا کردن کسری است.
وقتی چند پایانه از یک صندوق استفاده می‌کنند، کسری متعلق به صندوق است، نه به یک پایانه یا یک صندوق‌دار. اگر می‌خواهید بدانید اختلاف از کدام پایانه آمده، برای هر پایانه صندوق جداگانه تعیین کنید.
آنچه سیستم هنوز انجام نمی‌دهد
هنوز مرحله‌ای برای شمارش وجود ندارد: چیزی شمارش، کسری یا اضافه را ثبت نمی‌کند و چیزی پول را از یک صندوق به صندوق دیگر، مثلاً به گاوصندوق، منتقل نمی‌کند. تا آن زمان، اختلافی را که پیدا می‌کنید می‌توانید با یک سند حسابداری دستی ثبت کنید، در صورتی که اشتراک شما آن را شامل شود، و انتقال پول بین صندوق‌ها را هم به همین روش.
اختلاف‌هایی که پیش از این تغییر ثبت شده‌اند، سندهای قبلی خود را در دفاتر شما حفظ می‌کنند.
عادت درست
هر صندوق را هر روز در یک زمان ثابت بشمارید و اسکناس‌ها را با مانده‌ی آن مقایسه کنید. اختلافی که همان روز پیدا شود معمولاً علت روشنی دارد؛ همان اختلاف چند هفته بعد به‌ندرت چنین است.