الفصل 21
هل عليّ فعلاً عدّ الدرج كل ليلة؟
نعم، لكن ما تعدّه هو الصندوق لا نقطة البيع. والسبب ليس عدم الثقة بموظفيك: فالفرق المكتشف الليلة له سبب واضح، والفرق نفسه بعد ثلاثة أسابيع ليس كذلك.
يسجّل أمين صندوق بيعاً نقدياً بينما دفع العميل في الواقع بالبطاقة، ولا يلاحظ أحد ذلك لمدة شهر. وبحلول ذلك الوقت يكون الصندوق قد تلقى مالاً من ورديات كثيرة، وربما من عدة نقاط بيع، ولا يستطيع أحد أن يحدد في أي يوم حدث ذلك. أما إذا عُدّ كل ليلة، فالأمر يوم واحد ومحادثة واحدة.
ما الذي يحميه العدّ فعلاً
ليس الهدف الحقيقي ضبط السرقة، وإن كان يكشفها أيضاً. فمعظم الفروق أخطاء: ضغط زر خاطئ، أو ردّ نقد عن بيع دُفع بالبطاقة، أو إعادة ورقة نقدية مرتين كباقٍ. لا شيء من ذلك كبير، وكلها رخيصة الإصلاح في يومها ومكلفة التتبع لاحقاً.
بماذا تقارن
قارن الأوراق النقدية والقطع المعدنية في الصندوق برصيد الصندوق في تقاريرك. فهذا الرصيد يشمل كل ما دخل الصندوق أو خرج منه: كل نقطة بيع تستخدمه وكل قبض أو دفع آخر.
لا تقارنها بأرقام وردية واحدة. فالوردية لا تعرض إلا ما فعلته نقطة البيع الخاصة بها أثناء فتحها، والصندوق المشترك بين نقطتي بيع يحوي مال الاثنتين.
إذا لم يتطابق الرقمان
إغلاق الوردية لا ينتظر العدّ أبداً، فلا تتعطل نقطة البيع في نهاية اليوم. وليس في النظام بعد خطوة عدّ خاصة به: دوّن الصندوق واليوم والمبلغ، وسجّل الفرق بقيد محاسبي يدوي إذا كان اشتراكك يتضمنه.
معظم الفروق تتضح خلال يوم أو يومين عندما يتذكر أحدهم ما حدث. وما لا يتضح منها هو بالضبط ما يستحق النظر بعناية.