Обязательно ли закрывать год? Что будет, если не закрыть?

Что делает год, который никогда не закрывали, в цифрах

Возьмём магазин, который в первый год продал товара на 1 000 при себестоимости 400, а во второй — на 500 при себестоимости 100. Он заработал 600, потом 400, и к концу второго года у него действительно 1 000.

Оба отчёта о прибылях и убытках верны: первый год показывает 600, второй — 400. А баланс второго года, при незакрытом первом, показывает активы на 400 — и говорит, что сходится, потому что 600 отсутствуют и с другой стороны.

Ничто на этой странице не намекает, что она ошибочна. Это самая опасная форма, какую может принять отчёт: уверенно неверный, внутренне непротиворечивый — и о той единственной цифре, которую владелец читает, чтобы знать, сколько стоит его дело.

Почему отчёт о прибылях и убытках не затронут

Отчёт о прибылях и убытках охватывает ПЕРИОД: он спрашивает, что произошло между двумя датами, и не спрашивает о том, что было раньше, — значит, память о прошлом годе ему не нужна. Баланс НАКОПИТЕЛЕН: он спрашивает, что у дела есть, а это всё, что с ним когда-либо происходило.

В этом вся причина, почему ломается только один из двух. И в этом же причина, почему проблему нельзя заметить, читая тот отчёт, который вы читаете чаще всего.

Что закрытие на самом деле пишет

Одну проводку с датой последнего дня года. Она обнуляет все счета доходов и расходов и переносит результат в нераспределённую прибыль — то же самое, что бухгалтер делает вручную, в одном документе, который вы можете открыть и прочитать.

Новый год затем открывается с того, чем закончился старый. Остатки ваших покупателей переходят по одному, поэтому новый год знает, сколько должен каждый из них, а не только что итог — это число. Именно это позволяет выписке по покупателю работать и в январе.

Что откажет в закрытии, и каждое по настоящей причине

Три вещи останавливают закрытие, и каждая называет себя, а не отказывает расплывчато.

• Месяц, который ещё открыт Открытый месяц — это месяц, себестоимость проданного в котором так и не дошла до ваших книг; значит, закрытие года перенесло бы завышенную прибыль в ваш капитал, где её потом уже ничто не исправит. Сначала закройте месяцы.
• Ещё открытый предыдущий год Тот же довод этажом выше. Годы закрываются по порядку.
• Незаданный счёт Закрытию нужно знать, куда идёт результат. Оно называет счёт, который не нашло, вместо того чтобы запереть год, ничего в нём не признав.

Есть предпросмотр, и он — сама проводка

Прежде чем что-нибудь нажать, вы можете увидеть в точности то, что будет записано: результат, куда он ложится, доходы минус расходы, сколько счетов будет обнулено, и, если захотите, саму проводку под раскрывающимся блоком.

Это не описание проводки — это проводка, посчитанная тем же способом, просто ещё не сохранённая. Она не пишет ничего, даже номера документа. И если что-то откажет в закрытии, предпросмотр скажет об этом до нажатия, а не после.

Открыть заново, и где это останавливается

Закрытый год можно открыть заново. Это убирает проводку закрытия и снимает блокировку одним движением, так что вы не остаётесь с наполовину закрытым годом.

Останавливается это в одной точке: после того как проводка закрытия утверждена окончательно, повторное открытие отклоняется. Окончательное утверждение — это бухгалтерская блокировка, и путь дальше — исправительный документ в ещё открытом году, а не тихая отмена документа, на который другие могли опереться.

⚠ Чего закрытие не делает

Оно не считает ваш налог. Ничто в системе не выводит, сколько вы должны, и проводка закрытия не несёт под это резерва. Вы получаете верные книги за год — именно то, что нужно вашему бухгалтеру или вашей декларации как исходные данные, а цифра налога приходит оттуда, а не отсюда.

Сказано прямо, потому что иначе кто-нибудь предположит обратное ровно в тот момент года, когда это предположение обходится дороже всего.

Когда

Закрывайте каждый месяц, когда он закончился, а год — когда закрыт последний месяц и вы им довольны. Система не устанавливает срока и не налагает штрафа; что есть — так это второй год, который остаётся неверным, пока вы этого не сделаете.