هل يجب أن أُقفل السنة؟ وماذا يحدث إن لم أفعل؟

ما تفعله سنة لم تُقفل قط، بالأرقام

خذ متجراً يبيع في سنته الأولى بضاعة بـ1,000 كلفتها 400، وفي سنته الثانية بـ500 كلفتها 100. كسب 600 ثم 400، وفي نهاية السنة الثانية لديه فعلاً 1,000.

وبيانا الدخل كلاهما صحيح: السنة الأولى 600 والسنة الثانية 400. أما ميزانية السنة الثانية، والسنة الأولى لم تُقفل قط، فتُظهر إجمالي أصول 400 — وتقول إنها متوازنة، لأن الـ600 ناقصة من الجهة الأخرى أيضاً.

ولا شيء في تلك الصفحة يوحي بأنها خاطئة. إنها أخطر شكل يمكن أن يتخذه تقرير: خاطئ بثقة، متسق مع نفسه، وعن الرقم الوحيد الذي يقرؤه صاحب العمل ليعرف كم يساوي عمله.

لماذا لا يتأثر بيان الدخل

بيان الدخل يغطي فترة — يسأل ماذا جرى بين تاريخين ولا يسأل عمّا قبلهما، فلا يحتاج ذاكرة عن السنة الماضية. أما الميزانية فتراكمية: تسأل ماذا يملك العمل، وذلك كل ما جرى له منذ بدايته.

وهذا كل سبب انكسار واحدة منهما دون الأخرى. وهو أيضاً سبب تعذّر ملاحظة المشكلة من خلال قراءة القائمة التي تقرؤها أكثر من غيرها.

ماذا يكتب الإقفال فعلاً

قيداً واحداً بتاريخ آخر يوم في السنة. يصفّر كل حسابات الإيراد والمصروف وينقل النتيجة إلى أرباحك المتراكمة — وهو نفسه ما يفعله المحاسب بيده، في مستند واحد تستطيع فتحه وقراءته.

ثم تُفتح السنة الجديدة على ما أُقفلت عليه القديمة. وتنتقل أرصدة عملائك واحداً واحداً، فتعرف السنة الجديدة كم على كل واحد منهم لا أن المجموع رقم فحسب — وهذا ما يجعل كشف حساب العميل يعمل في يناير أيضاً.

ما الذي يرفض الإقفال، ولكلٍّ سبب حقيقي

ثلاثة أمور توقف الإقفال، وكل واحد منها يسمّي نفسه بدل أن يفشل على نحو مبهم.

• شهر ما زال مفتوحاً الشهر المفتوح شهرٌ لم تصل تكلفة بضاعته المباعة إلى دفاترك، فإقفال السنة سينقل ربحاً مبالغاً فيه إلى رأس مالك حيث لا يصححه شيء بعد ذلك. أقفل الشهور أولاً.
• سنة سابقة ما زالت مفتوحة الحجة نفسها طابقاً أعلى. السنوات تُقفل بالترتيب.
• حساب غير مخصَّص الإقفال يحتاج أن يعرف أين تذهب النتيجة. فيسمّي الحساب الذي لا يجده بدل أن يقفل السنة ولا شيء معترف به فيها.

ثمة معاينة، وهي القيد نفسه

قبل أن تضغط شيئاً تستطيع أن ترى بالضبط ما سيُكتب: النتيجة، وأين تستقر، والإيراد ناقص المصروف، وكم حساباً سيُصفَّر، والقيد نفسه خلف قسم قابل للفتح إن أردت.

وهذه ليست وصفاً للقيد — إنها القيد، محسوباً بالطريقة نفسها، لم يُحفظ بعد. لا تكتب شيئاً على الإطلاق، ولا حتى رقم مستند. وإن كان شيء سيرفض الإقفال قالته المعاينة قبل الضغط لا بعده.

إعادة الفتح، وأين تتوقف

السنة المقفلة يمكن إعادة فتحها. وذلك يزيل قيد الإقفال ويرفع القفل في حركة واحدة، فلا تُترك مع سنة نصف مقفلة.

وتتوقف عند نقطة واحدة: متى اعتُمد قيد الإقفال نهائياً، رُفضت إعادة الفتح. فالاعتماد النهائي هو القفل المحاسبي، والعلاج من هناك مستند تصحيح في سنة ما زالت مفتوحة — لا التراجع بهدوء عن مستند ربما اعتمد عليه آخرون.

⚠ ما لا يفعله الإقفال

لا يحسب ضريبتك. لا شيء في النظام يستخرج ما عليك، ولا يحمل قيد الإقفال مخصصاً لها. والذي تحصل عليه دفاتر صحيحة عن تلك السنة، وهو ما يحتاجه محاسبك أو إقرارك مدخلاً — ورقم الضريبة يأتي من هناك لا من هنا.

يُقال صراحةً لأن البديل أن يفترض أحدهم العكس في اللحظة الوحيدة من السنة التي يكون فيها هذا الافتراض أبهظ.

متى

أقفل كل شهر حين ينتهي، وأقفل السنة متى أُقفل آخر شهر ورضيت عنه. لا موعد نهائياً يفرضه النظام ولا غرامة يوقعها؛ الذي هناك سنةٌ ثانية تبقى خاطئة حتى تفعل.