Bölüm 20
Aslında neye, ne sıklıkla bakmalıyım?
Her şeyi her gün kontrol etmenize gerek yok, ama birkaç şey var ki istisnasız her gün kontrol edilmeli. İkisini birbirine karıştırmak, bir ayı boyunca ortada duran bir sorunun fark edilmemesine yol açar.
Bu rehberdeki her rapor bir soruyu iyi yanıtlar. Hiçbiri tek başına size ne zaman açmanız gerektiğini söylemez. Bu bir alışkanlıktır, rapor değil — bir kez oturup karar vermeye değer, her sabah yeniden düşünmek yerine.
Her gün, kasayı açmadan önce
Çekmeceyi sayın ve dün geceki vardiyayı kapatın. Bunun yerine geçecek başka bir kontrol yok ve ertelemek için iyi bir sebep de yok: kayıp bir para aynı gün, satışı hâlâ hatırlayan biri varken en kolay açıklanandır; bir ay sonra, aynı kasadan üç vardiya daha geçmişken en zor açıklanandır.
Tükenmek üzere olan şeylere de bir göz atın. Tam bir sayım değil — yazılımın zaten tuttuğu, yeniden sipariş noktasının altına düşmüş kısa listeye. Burada geçen bir dakika, bir müşterinin beden bulunamadığı için elini boş çevirmesini önler.
Her hafta, on dakika oturup
Size kimin borcu olduğuna ve ne kadar süredir olduğuna bakın. Otuz gün geciken bir müşteri bir telefon meselesidir. Doksan gün geciken bir müşteri ise ona hâlâ veresiye verip vermeyeceğinize dair bir karardır. Bu ikisi arasındaki fark, bunun neden haftalık bir alışkanlık olması gerektiğinin, ay sonu sürprizi olmaması gerektiğinin tam nedenidir.
Hangi malın hareket etmediğine bakın. Paniklemek için değil — bir kısmı yalnızca mevsimini geçirmiştir — ama para dolu bir rafın, sessizce kimsenin istemediği bir rafa dönüşmesinden önce fark etmek için.
Her ay, ayı kapatırken
O ayın kâr-zararını okuyun ve bankada gerçekten ne olduğuyla karşılaştırın. Aralarında büyük bir fark varsa, bu farkın bir nedeni vardır — size borçlu olunan para, mala bağlanmış para, ya da sadece zamanlama — ve bunu bir ay geriye giderek izlemek, dört ay geriye gitmekten çok daha kolaydır.
Baktıktan sonra ayı kapatın. Kapatmak bir formalite değildir; bir sonraki ayın rakamlarının kendi başına güvenilir olmasını sağlayan şey tam olarak budur, önceki ayın bitmemiş işini taşımadan.
Yılda bir kez, ve bu isteğe bağlı değil
Mali yılı kapatın. Hiç kapanmamış bir yıl, ondan sonraki yılın yanlış rakamları sessizce okumasına yol açar, ekranda bunu söyleyen hiçbir şey olmadan. Bu ayrıca ele alınıyor, çünkü ertelenmesi kolay, ertelenmiş olması pahalı olan alışkanlık tam olarak bu.