Kapitel 20
Worauf sollte ich eigentlich achten, und wie oft?
Nicht alles muss täglich geprüft werden, aber einiges muss ausnahmslos jeden Tag geprüft werden. Diese beiden zu verwechseln ist der Grund, warum ein Problem einen Monat lang sichtbar bleibt, ohne dass es jemand bemerkt.
Jeder Bericht in diesem Leitfaden beantwortet eine Frage gut. Was keiner davon allein sagt, ist, wann Sie ihn öffnen sollten. Das ist eine Gewohnheit, kein Bericht, und es lohnt sich, sie einmal festzulegen, statt sie jeden Morgen neu zu entscheiden.
Jeden Tag, bevor Sie die Kasse öffnen
Zählen Sie die Kasse und schließen Sie die Schicht von gestern Abend ab. Das ist die eine Kontrolle, für die es keinen Ersatz und keinen guten Grund gibt, sie zu verschieben: fehlendes Geld lässt sich am selben Tag am leichtesten erklären, solange sich noch jemand an den Verkauf erinnert, und einen Monat später am schwersten, wenn drei weitere Schichten über dieselbe Kasse gelaufen sind.
Werfen Sie auch einen Blick auf das, was bald ausgeht. Keine vollständige Inventur — nur die kurze Liste, die die Software selbst führt, von allem, was unter seinen Meldebestand gefallen ist. Eine Minute hier erspart, dass ein Kunde geht, weil eine Größe nicht rechtzeitig nachbestellt wurde.
Jede Woche, zehn Minuten hinsetzen
Schauen Sie, wer Ihnen noch nicht bezahlt hat, und seit wann. Ein Kunde, der dreißig Tage im Rückstand ist, ist ein Anruf. Ein Kunde, der neunzig Tage im Rückstand ist, ist eine Entscheidung darüber, ob Sie ihm weiter Kredit geben. Genau dieser Abstand ist der Grund, warum das eine wöchentliche Gewohnheit sein sollte und keine Überraschung am Monatsende.
Schauen Sie, welche Ware sich nicht bewegt hat. Nicht um in Panik zu geraten — ein Teil davon ist einfach außer Saison — sondern um es zu bemerken, bevor ein Regal voller Geld sich still in ein Regal verwandelt, das niemand will.
Jeden Monat, beim Abschließen
Lesen Sie den Gewinn und Verlust des Monats und vergleichen Sie ihn mit dem, was tatsächlich auf der Bank liegt. Weichen sie stark voneinander ab, hat diese Abweichung eine Ursache — Geld, das Ihnen geschuldet wird, Geld, das in Ware gebunden ist, oder einfach nur eine zeitliche Verschiebung — und diese Ursache einen Monat zurückzuverfolgen ist weit einfacher als vier Monate zurück.
Schließen Sie den Monat ab, nachdem Sie hingesehen haben. Der Abschluss ist keine Formalität; er ist das, was die Zahlen des nächsten Monats für sich genommen verlässlich macht, ohne die unerledigten Dinge des vorigen Monats mitzuschleppen.
Einmal im Jahr, und das ist nicht freiwillig
Schließen Sie das Geschäftsjahr ab. Ein Jahr, das nie abgeschlossen wird, führt dazu, dass das folgende Jahr still die falschen Zahlen liest, ohne dass irgendetwas auf dem Bildschirm das sagt. Das wird eigens behandelt, weil es genau die Gewohnheit ist, die sich leicht aufschieben lässt und teuer wird, wenn man es tut.