Warum habe ich Gewinn, aber kein Geld?

Beide Zahlen stimmen, und das ist das Schwierige daran

Wenn Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sagt, Sie hätten im letzten Monat 40.000 verdient, und die Bank sagt, Sie hätten 6.000, ist nichts kaputt. Die beiden Zahlen sollten nie dieselbe sein, und ein Geschäft, das Übereinstimmung erwartet, wird derjenigen misstrauen, die ihm weniger gefällt — meist dem Gewinn, also genau der Zahl, die es braucht.

Die Gewohnheit, die sich aufzubauen lohnt, ist nicht, sich zwischen beiden zu entscheiden. Sie besteht darin, in einem Satz sagen zu können, wohin der Unterschied gegangen ist. In einem gesunden Geschäft können Sie immer darauf zeigen. Wenn Sie es nicht können, ist genau das das Signal — nicht die Lücke selbst.

Was jede der beiden tatsächlich zählt

Der Gewinn zählt einen Verkauf an dem Tag, an dem Sie ihn machen, ob der Kunde bezahlt hat oder nicht. Er zieht ab, was genau diese Ware Sie gekostet hat, ob Sie Ihren Lieferanten bezahlt haben oder nicht. Er ist eine Aussage über das Handeln: Hat der Verkauf der Ware dieses Monats zu den Preisen dieses Monats etwas übrig gelassen?

Das Bargeld zählt, was jetzt in der Kasse und auf der Bank ist. Wofür das Geld war, ist ihm gleich. Einen Lieferanten für Ware zu bezahlen, die Sie vor drei Monaten verkauft haben, bewegt Bargeld und rührt den Gewinn dieses Monats nicht an; auf dreißig Tage zu verkaufen bewegt den Gewinn und nicht das Bargeld.

Die Frage lautet also nie „welche stimmt?“ Beide stimmen. Die Frage ist, welche Sie heute Morgen brauchen, und die Antwort lautet: den Gewinn, um zu entscheiden, ob das Geschäft es wert ist, geführt zu werden, und das Bargeld, um zu entscheiden, ob Sie am Freitag zahlen können.

Wohin das Geld gegangen ist — vier Orte, und Sie können sich jeden ansehen

Gewinn, der nicht zu Bargeld geworden ist, liegt fast immer an einem von vier Orten. Für jeden gibt es einen Bericht, und es lohnt sich, sie in dieser Reihenfolge zu prüfen.

• In Ihren Regalen Sie haben Ware gekauft und noch nicht verkauft. Dieses Geld ist echt, und es heißt Warenbestand. In einem guten Monat kräftig einzukaufen ist der häufigste Grund dafür, dass ein rentabler Monat kein Bargeld übrig lässt — und das ist kein Fehler, aber eine Entscheidung, und sie sollte bewusst getroffen sein.
• Bei Ihren Kunden Sie haben verkauft und kein Geld bekommen. Der Gewinn hat den Verkauf gezählt; das Geld ist bei jemand anderem. Der Bericht dafür ist die Liste derer, die Ihnen etwas schulden, die ältesten zuerst — und sie überrascht Ladeninhaber am häufigsten.
• In einem noch nicht fälligen Scheck Ein nachdatierter Scheck ist versprochenes Geld, kein gehaltenes. Bis zu seinem Datum ist er eine Forderung, und wenn Sie mehrere haben, kann die Summe groß genug sein, um die ganze Lücke allein zu erklären.
• Für etwas ausgegeben, das nie eine Ausgabe war Einen Kredit tilgen, einen Transporter kaufen, Geld für sich selbst aus dem Betrieb nehmen. Nichts davon mindert den Gewinn — die Tilgung begleicht eine Schuld, der Transporter ist ein Vermögensgegenstand, und was Sie entnehmen, schuldet der Betrieb nun Ihnen. Alle drei bewegen Bargeld, und keines taucht in der Gewinnzahl auf.

Und ein Unterschied, der nicht am Geld liegt, sondern am Zeitpunkt

Es gibt einen fünften Grund, und er hat überhaupt nichts damit zu tun, wohin Geld gegangen ist. Die Kosten dessen, was Sie verkauft haben, werden einmal erfasst — beim Monatsabschluss. Bis dahin steht die verkaufte Ware in Ihren Büchern noch mit ihrem vollen Wert, also liest sich der Gewinn höher, als er nach dem Abschluss sein wird.

Das heißt: Die Gewinnzahl in der Monatsmitte schmeichelt Ihnen, und ein Geschäft, das nie einen Monat abschließt, bekommt die ehrliche nie zu sehen. Sie korrigiert sich in dem Moment, in dem Sie abschließen — und das ist der Grund, warum sich die Gewinnzahl nach Monatsende noch bewegen kann, ohne dass irgendjemand etwas geändert hätte.

In der richtigen Reihenfolge lesen

Fangen Sie beim Bargeld an: wie viel gerade da ist, Kasse und Bank zusammen. Diese Zahl zählt Geld, das Sie HABEN, und sonst nichts — keine Schecks, keine Versprechen.

Dann sehen Sie, was kommt: Die Liquiditätsvorschau setzt jede offene Rechnung und jeden Scheck auf die Woche, in der sie tatsächlich fällig sind, und zeigt Überfälliges in einem eigenen Feld. Überfälliges Geld steht mit Absicht nicht in der Zahl der nächsten Woche — spätes Geld kommt vielleicht nie, und es hineinzurechnen gäbe Ihnen die schönere und die unehrlichere Zahl.

Und dann die Gewinn- und Verlustrechnung für den Monat, nachdem Sie ihn abgeschlossen haben. In dieser Reihenfolge gelesen erklärt sich die Lücke meist von selbst, bevor Sie suchen müssen: Die Forderungen und die Schecks haben Sie unterwegs schon gesehen.

Die Gewohnheit

Einmal pro Woche das Bargeld und die Liste derer ansehen, die Ihnen etwas schulden. Einmal im Monat den Monat abschließen und die Gewinn- und Verlustrechnung lesen. Das ist der ganze Rhythmus, und er dauert etwa zwanzig Minuten.

Worauf zu achten ist, ist nicht eine Lücke. Es ist eine Lücke, die WÄCHST, während der Gewinn gesund bleibt — drei rentable Monate hintereinander und am Ende jedes einzelnen weniger Geld. Dieses Muster hat genau eine Bedeutung: Der Gewinn geht irgendwohin und bleibt dort, und das ist fast immer Ware, die Sie nicht verkaufen, oder Kunden, die nicht zahlen. Beides lässt sich beheben, und beides wird teurer, je länger es niemand benennt.